 メールの書き方マナー |
| メールは時間の制約もなく、手軽にインターネットを利用できる手段の一つです。特に文字で伝えることに慣れていない人にとって、「どうやって伝えたらいいのだ？」という課題にぶち当たると思います。相手に勘違いさせたり、嫌な気持ちにさせないようにネチケット（ネットワーク上のエチケットという造語）を守りましょう。 |
| 丁寧すぎる挨拶文は不要 |
ビジネスレターを送る場合には、挨拶文として「初秋の候、ますますご健勝のほど・・・」なんて序文をつけたりするかもしれませんが、メールでは不要です。簡潔にわかりやすく伝えるようにしましょう。
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| 署名を利用しよう |
メールの最後には、誰が送ったのかを明記しましょう。郵便物でも送り主を明記しますよね。ほとんどの方がOutlook
Express
を使ってメールの送受信をしていると思いますが、一度設定すれば毎回入力する手間が省けます。以下の手順で設定が可能です。
【 （ツール）メニュー→（オプション）→「署名」タブ→署名の編集 】
ちなみにどんな署名にしようか迷った場合には、こんなサイトもあります。ビジネスで使用する場合には、おちゃらけすぎないようにね。
http://www.asahi-net.or.jp/~sf3s-itks/Signature/
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| 改行や空白行をいれて読みやすくする |
紙と違って、画面の文字を読みには文字の密度が高いと読む気をなくしてしまいます。特に長いメールを送信する場合、相手が読みやすいように改行したり、空白行をいれてやることが必須になります。
自分が受け取って「ゲッ！」と思うメールは送らない。これが基本ですよね。
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| ファイルを添付する時にはデータサイズに注意！ |
最近ではデジカメが普及してきたので、撮った写真をメールに添付して送信したりする場合も増えてきているようです。しかし、ファイルを添付する場合には注意が必要です。
手軽に添付できてしまうので送信する側は「便利だなぁ」と思っていても、受信する側では、送りつけられたメールはダウンロードせざるを得ないのでメールの受信に３０分以上かかったりする場合もあるのです。
ファイルを添付した場合には、そのデータサイズが（○○KB）と表示されているはずです。２００KBを越えるデータは添付ファイルで送るべきではないと思います。
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| 一度に複数の人に送信する場合は、「ＢＣＣ」 |
一度に複数の人にメールを送信する場合には、“宛先”の欄にメール受信者を入れるのは絶対にやめましょう。メールの受信者全員に、受信者のメールアドレスがわかってしまいます。そのメールがきっかけで、変なＤＭが来たり、ウイルスのついたメールが来たりするようになってしまったら、どうやって責任をとったらいいのでしょう？
受信者は全員“ＢＣＣ”として送信すれば、受信者のメールアドレスは公開されませんので安心です。企業の信頼問題にもなりますので、ご注意ください。 |
