情報が氾濫している現代では、情報収集の能力よりも、情報を整理・加工する能力の方が求められています。日々使用しているメールも後から探せなくなってしまっていませんか？ 受信トレイに既読メールがずら〜っと並んでいるアナタ！
そいつはモノが捨てられないオバちゃんと価値観が一緒ってことですぜ！
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氾濫するメールをルールに従って管理し、情報加工技術を身に付けよう！
今回は、アウトルックエクスプレスを使った“ヨシダマコト的メール管理術”を紹介します。
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┃★┃受信トレイには未処理のメールしか残さない事！ ┃
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情報の加工で一番大事なのは「不要なものを捨てる」って事です。不要な ものがいっぱいある為に、本当に必要な情報が探し出せないなんて状況はＮＧですよね。
ヨシダマコトが考えるメールを整理するためのルールは３つです。
・返信しなきゃならない未処理のメールしか受信トレイに残さない
・不要なメールは、削除する
・必要なメールは、フォルダに保存する
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┃★┃テーマ・顧客ごとにフォルダを分けて保存しよう！ ┃
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パソコン内のデータファイルをフォルダ分けをして管理しているようにメールもフォルダごとに管理をしましょう。
フォルダ一覧に表示される“ローカルフォルダ”を右クリックして〔フォルダの作成〕を行いましょう。
パソコンを使う人によってフォルダの構造は違うでしょうが、たとえば以下のような感じでフォルダを作成し、各フォルダにはどんなメールを保存するのか自分でルールを決めましょう。
ローカルフォルダ
┃
┣受信トレイ
┣送信トレイ
┣送信済みアイテム
┣下書き
┃
┣社外文書
┃ ┣取引先Ａ
┃ ┣取引先Ｂ
┃ ┣取引先Ｃ
┃ ┗・・・
┃
┣社内文書
┃
┣プライベート
┃
┗メールマガジン
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┃★┃検索機能を使えば、過去のやりとりも一発でＨＩＴ！ ┃
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アウトルックエクスプレスには、メール検索の機能があります。該当するフォルダを右クリックし、〔検索〕を選択してください。
検索するフォルダ、送信者、宛先、件名、本文などの検索条件が設定できるので、過去に取引先からもらったメールを１つずつ開かなくても一発で検索できます。
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┃★┃メッセージルールを活用すべし！ ┃
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初期設定状態では、受信したメールはすべて“受信トレイ”に保存されるようになっています。メッセージルールを使えば、その保存先なども設定することが可能です。
〔ツール〕→〔メッセージルール〕→〔メール〕をクリックし、メッセージルールを設定するダイアログを開きます。ここでどんな条件を満たしていたらどんな処理をするのか、というルールが設定できます。
例えば、メールマガジンなど後でまとめて読む人の場合、
・送信者に mag2from@tegami.com が含まれている場合
・メールマガジン に移動する
というルールを設定したら、まぐまぐから受信したメールは自動的に“メールマガジン”フォルダに入るようになります。
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┃★┃バックアップもしておこう ┃
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メールを使いたおすようになってくると、現在の“ローカルフォルダ”のデータをバックアップをとるようにし、万が一に備えることも必要です。
“ローカルフォルダ”のデータはパソコンの中のどこにあるのかわかりにくいのですが、ファイルの検索機能を使えばすぐに見つかります。
〔スタート〕→〔検索〕→〔ファイルやフォルダ〕をクリックし「*.dbx」
というファイル名で検索してください。ずら〜っとＨＩＴするはずです。
該当ファイルをそのまま保存すれば“ローカルフォルダ”のデータバックアップは完了です。
メールの履歴をばっちり管理して、欲しい情報がすぐ探せる。
そんな状況で仕事をしたいですね。
